জেনে নিন ই-মেইল লেখার ১০টি কার্যকর উপায়!

দি ঢাকা টাইমস্‌ ডেস্ক ॥ ইমেইল ব্যবস্থার পরিবর্তন করা প্রয়োজন। এটি নথিভুক্ত করার ক্ষেত্রে একটু অকার্যকর। ব্যবস্থাটি স্বতন্ত্রভাবে গড়ে উঠা যেখানে নথি শেয়ার করার কিছুটা ঝামেলাযুক্ত এবং ইনবক্সের মধ্য থেকে পুরনো মেইল খুজে বের করা প্রায় দুঃসাধ্য। কিছু কোম্পানী ইতিমধ্যে ইমেইলকে দাপ্তরিক কাজে পরিত্যাগ করেছে।

আমাদের বর্তমান কার্যদিবসের প্রায় ২৫ ভাগ দখল করে থাকে ইমেইল। অন্যদের সাথে যোগাযোগের জন্য দিনের বেশিরভাগ সময়ই আমরা আটকে থাকি। কিছু কিছু কৌশলের মাধ্যমে ইমেইল ব্যবস্থাকে আরো ফলপ্রসূ করা যায়। একটা সময়ের জন্য ইমেইলিং উপর সীমারেখা বেঁধে দেওয়া যায় বিভিন্ন ধরনের অ্যাপলিকেশনের মাধ্যমে যার ফলে কাজের উপর ব্যাঘাত সৃষ্টি হবে না। যে ধরনের চাকরিই হোক না কেন বর্তমান ডিজিটাল যোগাযোগের বিশ্বে ভালো লেখার দক্ষতা থাকা অত্যাবশ্যক। আর বলতে গেলে কর্মক্ষেত্রে কিংবা ব্যক্তিগত ব্যবহারের দিক থেকে ইমেল লেখার শুরু করতে হয় একেবারে প্রাথমিক অবস্থায়। এখানে সাধারন ভুলগুলো পরিহার করে ফলপ্রসূ ইমেইল লেখার ১০টি কার্যকর উপায় তুলে ধরা হল।

১. যখন আপনার কোন কিছু প্রয়োজন নেই তখন ইমেইল করা

বন্ধুত্বপূর্ণ সম্পর্ক তৈরির সবচেয়ে ভালো উপায় কোন কিছু প্রয়োজনের আগেই তার খোঁজখবর রাখা। ইমেইল আমাদের আত্মবাচক পরিচিতি বহন করে না। কিন্তু আপনি এর মাধ্যমে মুখোমুখি কথোপকথন শুরুর আগেই কার্যকর সম্পর্ক তৈরি করতে পারবেন।

২. মনে রাখুন ইমেইলের বাইরেও ব্যক্তির আলাদা একটি সত্তা আছে

আপনি হঠাৎ করে রাতের বেলা বন্ধুর বাসায় চলে যেতে পারেন না কিংবা তার বাসায় তাকে আদেশ করতে পারেন না কারণ চলার পথে আমাদের কিছু খুঁটিনাটি ভদ্রতা বজায় চলতে হয়। ইমেইলের ক্ষেত্রেও সেরকম, খুঁটিনাটি দিকগুলো লক্ষ্য রাখলে ইমেইল ফলপ্রসূ হয়। ভদ্রতার সাথে ইমেইল শুরু করুন আর শেষের দিকে প্রাপকের প্রতি শুভ কামনা প্রদর্শন করুন।

৩. সঠিক সময়ে মেইল করুন

ইমেইল প্রেরণের ক্ষেত্রে সময়টা বিবেচনা করুন। আপনি মধ্য রাতে প্রয়োজনীয় একটা মেসেজ লিখলেন এবং লেখার সাথে সাথে তা প্রেরণ করে দিলেন এটা ঠিক হবে না। সেক্ষেত্রে আপনাকে সময়টা বিবেচনা করতে হবে। প্রয়োজনীয়তার ভিত্তিতে ইমেইলের মূল্য নির্ধারণ করুন সেভাবেই তা প্রেরণ করুন। ইমেইল প্রেরণের সাথে সাথে প্রতিউত্তর পাওয়ার জন্য অতিব্যস্ত হবেন না। নির্দিষ্ট সময় পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।

৪. ইমেইলের “প্রতি” অপশন থেকে অন্যদের ইমেইল অ্যাড্রেস মুছে ফেলুন

অনেক প্রাপক থাকা মানেই ইমেইল দিলেন আর সবাই প্রতিউত্তর দিল এমনটা নয়। বেশি ইমেইল প্রেরণ করলে আপনার সহকর্মীরা তা কম গুরুত্বের সাথে গ্রহন করবে। এতে করে আপনার কর্মস্থলে সকলের কাছে আপনার ইমেইলটি খুলে দেখার প্রয়োজনীয়তা হারাবেন। আকাঙ্ক্ষিত ফল পাওয়ার জন্য একটি ইমেইলই যথেষ্ট।

৫. অন্তর্বর্তীকালীন মেসেজ পাঠানোর সময় হালনাগাদ অবস্থা জানান

উচ্চ আকাঙ্ক্ষিত প্রসঙ্গে দীর্ঘ বিলম্ব ক্ষতির কারণ হতে পারে। তাই সেক্ষেত্রে হালনাগাদ অবস্থা সম্পর্কে প্রাপককে পরিস্কার করুন। আপনি এক লাইনের মাধ্যমেও কোন একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্প সম্পর্কে প্রাপককে জানাতে পারেন।

৬. আপনি কি চাচ্ছেন তা জানাতে ভুলবেন না

আশ্চর্যজনক বিষয় হল অনেক প্রেরকের ইমেলের অর্থোউদ্ধার করা দুঃসাধ্য হয়ে পড়ে কারণ তারা প্রাপকের কাছে কি চাচ্ছে তা উল্লেখ করতেই ভুলে যায়। আপনার মেসেজটি লিখার পূর্বে ভালোভাবে ভেবে নিন আপনি প্রাপকের কাছে কি চাচ্ছেন।

৭. অল্প কথায় লিখুন

সাধারন একটা কথা প্রচলিত আছে অল্পতেই উত্তম। যা চাচ্ছেন তা সঠিকভাবে নির্দেশিত করুন। অনেক লেখকই ভূমিকা এবং উপসংহারে এলোমেলো কথায় ভরিয়ে ফেলেন। এটি পরিহার করুন।

৮. ইমেইল থেকে কিছুটা বিরতি নিন

আপনি হয়তো আপনার সারাটা দিন কাটিয়ে দিচ্ছেন ইমেইলের উপর নজর রাখতে রাখতে। একে কিছু সময়ের জন্য বন্ধ রাখুন কিংবা বিরতি নিন অন্য কোন দিকে নজর দিন।

৯. প্রেরকের কণ্ঠ শুনুন

আমরা কারো সাথে কথা বলার সময় ব্যক্তির আচরণের সাথে নিজেকে রুপান্তর করতে পারি। চেষ্টা করুন ইমেইলের মধ্যেও এই কাজটি করতে। প্রেরকের চাওয়া অনুসারে ইমেইল করুন।

১০. ভালো লেখকদের অনুসরণ

কার্যকর লেখার ভালো উপায় ভালো লেখকদের অনুসরণ করা। শব্দচয়নে সচেতন হউন। এতে করে ইমেইলটি প্রাপকের দৃষ্টি আকর্ষণ করবে। একটি চমৎকার ইমেইলের ফলে দ্রুত উত্তর পাওয়া যায় এবং তা ব্যক্তি বা সহকর্মীদের কার্যকর ব্যবস্থা নেওয়ার ক্ষেত্রে প্রেরণা যোগায়।

তথ্যসূত্রঃ বিজনেসইনসাইডার