Learn the secrets and uses of confidential mode in e-mail

The Dhaka Times Desk আপনি হয়ত কাওকে কোন মেইল পাঠাতে চাইছেন কিন্তু সেই সাথে সেই মেইলের বেশ কিছু গোপনীয়তাও রক্ষা করতে চাচ্ছেন। যেমন ধরুন আপনি যাকে মেইলিটি পাঠাবেন, আপনি চাচ্ছেন না সে আপনার পাঠানো মেইলের ফাইল ডাউনলোড, প্রিন্ট, কপি করুক বা অন্যকে ফরওয়ার্ড করুক। এবং আপনি চাচ্ছেন একটি নির্দিষ্ট সময় পর প্রাপক যেন সেই মেইলটিতে প্রবেশ করতে না পারে।

তাহলে এখন আপনার করণীয় কি? এত সব গোপনীয়তা রক্ষা করে কি কাওকে মেইল পাঠানো সম্ভব? হ্যাঁ জি-মেইল ব্যবহারকারীদের জন্য রয়েছে এই সুবর্ণ সুযোগ।

জি-মেইলে কনফিডেন্সিয়াল মোড নামে একটি অপশন যুক্ত রয়েছে। এই অপশন ব্যবহারের মাধ্যমে আপনি কাওকে যদি মেইল পাঠান, তবে সেই প্রাপক আপনার মেইলের কোন তথ্য কপি করা, ডাউনলোড করা, প্রিন্ট করা এমনকি কাওকে ফরওয়ার্ডও করতে পারবে না। এবং আপনি ইচ্ছে করলে একটি নির্দিষ্ট সময় সেট করে দিতে পারবেন, যার ফলে প্রাপক সেই নির্দিষ্ট সময়ের পর আর সেই মেইল ওপেন করতে পারবে না।

তাহলে চলুন জেনে নিই সেই গোপন রহস্য।

* আপনার কম্পিউটার থেকে জিমেইলে লগইন করুন।

* ‘কম্পোজ’ এ ক্লিক করুন। এখন মেইল কম্পোজ করার পর বা ফাইল আপলোড করার পর উইন্ডোটির নিচের অংশে থাকা ‘টার্ন অন কনফিডেন্সিয়াল মোড’( আইকনটি দেখতে একটি লক এবং ঘড়ি একসাথে রয়েছে) অপশনে ক্লিক করুন। তবে আপনি যদি ইতিমধ্যেই একটি ই-মেইলের জন্য কনফিডেন্সিয়াল মোড চালু করে থাকেন তাহলে ই-মেইলের নিচের দিকে যান এবং তারপর ‘এডিট’ অপশনটিতে ক্লিক করুন।

* সেখান থেকে আপনি SET EXPIRATION এর নিচ থেকে মেয়াদোত্তীর্ণ হওয়ার একটি তারিখ এবং পাসকোড সেট করুন।

* এখানে আপনি যদি ‘No SMS passcode’ নির্ধারণ করেন, তাহলে প্রাপক সরাসরি ই-মেইলটি খুলতে সক্ষম হবে।
আর যদি ‘SMS passcode’ নির্ধারণ করেন তবে প্রাপকের মোবাইলে এসএমএসের মাধ্যমে একটি পাসকোড যাবে। তখন প্রাপক ওই পাসকোড ব্যবহার করে ই-মেইলটি খুলতে পারবে। যা অধিক সুরক্ষিত ব্যবস্থা। এর জন্য ফোন বা মোবাইল নম্বর দেওয়ার ঘরে আপনি প্রাপকের ফোন নম্বর লিখবেন। তবে এখানে আপনার নম্বর লিখবেন না। তাহলে আপনার নম্বরে পাসকোড আসবে।

* এবার ‘সেভ’ বাটনে এ ক্লিক করুন। আপনার মেইলটি এখন পূর্ণ সুরক্ষিত। সুতরাং এখন মেইলটি সেন্ড করে দিতে পারেন।

অনেক সময় এমন গোপনীয়তা রক্ষা করে মেইল করার পরও মনে হয় মেইলটি না পাঠানোই ভাল ছিল। সেক্ষেত্রে আপনি নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে প্রাপকের প্রবেশাধিকার বন্ধ করতে পারবেন।

* আপনার কম্পিউটারে জিমেইলে প্রবেশ করুন।

* বাম দিকে থাকা ‘সেন্ট’ এ ক্লিক করুন।

* আপনার পাঠানো সেই কনফিডেন্সিয়াল ই-মেইলটি ওপেন করুন।

* ‘রিমুভ অ্যাকসেস’ অপশনে ক্লিক করুন। আপনার কাজ শেষ। এখন হাজার চেষ্টা করেও সে আপনার পাঠানো সেই মেইলটিতে প্রবেশ করতে পারবে না।

সতর্কতাঃ আপনার কনফিডেন্সিয়াল মোডে পাঠানো মেইলের তথ্য বা ফাইল প্রাপক কপি, ডাউনলোড, প্রিন্ট বা ফরওয়ার্ড করতে না পারলেও স্ক্রিনশট বা ফটোতোলা থেকে তাকে বিরত রাখতে পারবেন না। তাই এত সব গোপনীয়তা রক্ষা করলেও মেইল পাঠানোর আগে ভাল করে ভেবে নেওয়ায় উচিৎ।